Errores al contratar un catering

La planificación es la base de un catering sin errores. Quien contrata por primera vez suele fijarse en lo urgente y olvida lo importante. Estos son los errores de planificación más habituales y su antídoto.

• Decidir solo por el precio final. El presupuesto más barato no siempre es el más rentable. Compara qué incluye cada oferta: horas de servicio, número de camareros, calidad del producto, transporte y montaje. Un precio bajo puede esconder suplementos.
• No definir un briefing común para comparar. Si pides presupuestos con datos distintos, no podrás compararlos. Prepara un documento con el mismo número de invitados, fecha, lugar y horario, y envíalo a todas las empresas.
• Reservar demasiado tarde. Las buenas empresas de catering se llenan con semanas o meses de antelación. Si esperas al último momento, te quedarás con opciones limitadas o con proveedores sin experiencia.
• No visitar el espacio con el catering. Una descripción por teléfono no basta. La visita técnica permite comprobar accesos, cocina, electricidad y dimensiones. Así se evitan sorpresas el día del evento.

El menú es el corazón de cualquier celebración. Un plato excepcional puede salvar la fiesta, pero un menú genérico puede arruinarla. Estos son los errores más comunes al elegir el menú y cómo evitarlos.

• Elegir un menú genérico que no encaja con el perfil de los invitados. No es lo mismo una comida familiar que una cena de empresa. Pregunta al catering si puede adaptar el menú al estilo del evento y a la edad de los asistentes.
• Ignorar alergias, intolerancias y dietas especiales. Cada vez hay más invitados veganos o celiacos, con alergias como la de los frutos secos, o que siguen una dieta halal. Recopila esta información antes de firmar y entrégala por escrito. Un buen catering ofrece alternativas sin coste desproporcionado.
• Saltarse la prueba de menú. La cata no es un capricho: es la única manera de comprobar el sabor, la presentación y la temperatura de los platos. Si la empresa no la ofrece, desconfía.
• Calcular cantidades a ojo. Pedir de menos deja a invitados con hambre; pedir de más dispara el coste. Confía en el catering para ajustar las cantidades al número de confirmados.

La logística es la parte invisible del catering, pero la que más quebraderos de cabeza da. No informar de las condiciones reales del espacio es un error que se paga caro.

• No informar de las condiciones reales del espacio. ¿Hay cocina? ¿Hay tomas de electricidad y agua? ¿Hay acceso para furgonetas o ascensor? Si el catering no lo sabe, no podrá preparar el servicio. Sé explícito y, si es posible, haz una visita conjunta.
• No prever un plan B para exteriores. Si el evento es al aire libre, la lluvia o el viento pueden arruinar la comida y el montaje. Pregunta si el catering dispone de carpa o soluciones alternativas. Un plan B por escrito evita discusiones.
• Horarios irreales de montaje y servicio. Pensar que el montaje se hace en un momento cuando pueden hacer falta hasta tres horas es un clásico. Acuerda con el catering los tiempos de montaje, servicio y desmontaje, y respétalos.
• Olvidar el desmontaje y la limpieza. El servicio no termina cuando se sirve la comida. Pregunta si el precio incluye la recogida, el desmontaje y la limpieza. Si no, negocia ese coste por adelantado.

El contrato es tu red de seguridad. Aceptar presupuestos sin leer la letra pequeña es uno de los errores más caros al contratar un catering.

• Aceptar presupuestos sin desglose. Un presupuesto debe incluir número de camareros, horas de servicio, tipo de comida, transporte y materiales. Si solo aparece un precio total, pide el desglose por escrito.
• No preguntar si el precio incluye IVA. Muchos presupuestos de catering se presentan sin IVA. Exige que el documento indique el IVA aplicado y el total final con impuestos para evitar sorpresas en la factura.
• No leer los mínimos de facturación ni las horas extra de camareros. Algunos caterings tienen un mínimo de invitados o de horas. Si tu evento es pequeño, pregunta por el mínimo. Si el servicio se alarga, las horas extra se pagan aparte.
• No revisar la política de cancelación y cambios de invitados. ¿Qué pasa si cancelas o si cambia el número de invitados? Las condiciones deben estar por escrito. Revisa los plazos y las penalizaciones.
• No pedir seguro de responsabilidad civil y registro sanitario. Un catering profesional debe contar con registro sanitario (el RGSEAA o el registro autonómico equivalente); el seguro de responsabilidad civil no siempre es obligatorio, pero muchos espacios lo exigen y es señal de seriedad. Pide ambos documentos antes de firmar. Si no los tienen, es una señal de alarma.

Para no perderte, te dejamos una checklist que te blinda contra los errores más comunes al contratar un catering. Imprímela y aplícala antes de cada evento.

• Define un briefing con el mismo número de invitados, fecha, lugar y horario para todas las solicitudes.
• Compara presupuestos con desglose, no solo el precio final.
• Visita el espacio con el catering para comprobar cocina, electricidad, agua y accesos.
• Recopila alergias, intolerancias y dietas especiales de los invitados y entrégalas por escrito.
• Pide una prueba de menú y ajusta las cantidades con el catering.
• Revisa el contrato: IVA, mínimos, horas extra, cancelación y cambios de invitados.
• Confirma el plan B para exteriores y los horarios de montaje y desmontaje.
• Guarda una copia firmada del presupuesto y del contrato.

Con esta checklist tendrás mucho más control. Si quieres profundizar, te recomendamos saber cómo elegir catering para tu evento y cuánto cuesta un catering. También puedes consultar nuestro directorio de empresas de catering para encontrar profesionales cerca de ti, y repasar los tipos de catering que mejor se adaptan a tu celebración.